（2025年1月585期動腦雜誌）在數位浪潮中，AI 技術正迅速改變各行各業原有的運作方式。關鍵不在於以AI取代人工，而是如何將 AI 有效融入既有的工作流程，透過拆解、審視並優化流程，實現效率提升的目標。

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拆解現有流程：找出低效環節

每個工作流程都有優化空間，但許多企業往往過度依賴現有運作模式，忽視了其中隱藏的低效環節。第一步是拆解流程，將每個步驟細分並分析，找出重複性高、耗時長、易出錯的部分。

　

以文件處理為例，許多企業的資料錄入與審核仍仰賴人工完成，這不僅耗費大量人力，也容易出錯。拆解流程後，這些環節可以由 AI 自動化完成，從而釋放員工的時間，讓他們能專注於更具創造性的工作。

重新審視流程：優化並與 AI 接軌

拆解流程後，可以重新審視每個工作環節的必要性與有效性，為導入 AI 做好準備。以行銷團隊為例，AI 可以參與數據分析與預測，快速解析過去的活動數據，並運用演算法規劃未來的策略，提升決策的精準度。同時，這種優化也能減少資源浪費，讓企業能更高效地運用預算。

AI 融入：無縫整合技術與工作流程

將 AI 融入現有流程時，可以針對特定職能選擇適合的工具，確保技術與系統的順利整合。例如，專案管理工具整合 AI 功能後，能根據團隊成員的技能與工作量自動分配任務，並即時追蹤進度。如果出現延誤風險，AI 能發出警示並建議解決方案。這樣的整合不僅提升專案靈活性，也減少了溝通障礙，確保流程順暢。

重塑員工角色：強化人機協作

AI 的目標不是取代人類，而是讓員工能專注於高價值的工作。企業需要調整員工角色定位，讓人與 AI 成為協作夥伴。
例如，在客服工作中，AI 可以處理常見問題，讓客服人員專注於解決更複雜的需求。同時，AI 提供初步分析與建議，員工則以專業判斷進一步優化決策，確保結果符合市場需求與現實挑戰。

面對挑戰：積極應對 AI 導入難題

儘管 AI 為企業帶來了巨大的助力，但導入過程中仍需克服技術穩定性、安全性以及員工接受度等挑戰。企業需要提供 AI 技能培訓，賦能員工熟悉工具使用，並鼓勵他們在日常工作中探索 AI 的更多可能性。同時，確保數據安全與系統穩定性也是推動技術應用的基礎。
透過拆解、審視並優化流程，AI 能深度融入企業運作，增進效率並提升創新潛能。當員工與 AI 攜手合作，企業將更有能力應對市場變化，實現持續成長與突破。

作者簡介：現任艾普特營運長，擁有豐富的商務談判、顧客關係維繫、媒體策略訂定及新業務開發等經歷。王麗琳於2017年加入艾普特，在廣告媒體圈累積多年豐富的行銷經驗，目前積極致力於協助台灣中小企業實踐數位轉型。